Como Melhorar a Comunicação, Gerir Escopos e Mitigar Riscos em Projetos Complexos

A gestão de projetos é uma tarefa complexa que requer elevado conhecimento e experiência prática com o objetivo de trazer ao sucesso. Por sua natureza cheia de variáveis e incertezas, um profissional de gestão de projetos é confrontado durante o processo de execução com muitos obstáculos. Este artigo analisa as principais dificuldades encontradas nessa área e sugere as melhores soluções baseadas em dados e práticas comprovadas.

Confiança e liderança: a gestora de projetos é essencial para conduzir a equipe e alcançar resultados.

Principais Desafios em Project Management

Confiança

A confiança entre os colaboradores é um grande indutor de sucesso, especialmente para um líder. O Institute of Project Management  observa que 45% dos projetos que fracassam são causados por liderança inadequada. Portanto, é fundamental para um profissional de gestão de projetos investir no desenvolvimento de habilidades de liderança para ajudar a unir a equipe, alinhar as comunicações, mitigar riscos e alavancar a produtividade.

Comunicação

 A comunicação defeituosa entre membros de uma equipe é um dos principais desafios da gestão de projetos, muitas vezes levando a uma alocação de recursos inadequada, retrabalho e baixa performance da equipe. Um estudo da McKinsey demonstra que equipes com forte comunicação são 20% mais eficazes. A implementação de ferramentas de colaboração como Bitrix24 e Microsoft Teams pode ajudar imensamente. Por exemplo, a introdução da Microsoft ajudou a XYZ a reduzir o tempo de retrabalho em 30%.

Mudança de escopo

Frequentemente ocorrem mudanças em um projeto que podem afetar o prazo e o orçamento geral. O controle de alterações de escopo documentará, avaliará e debaterá as solicitações antes de aprová-las. O relatório PMI: Pulse of the Profession mostra que projetos com controle de mudança têm 29% mais chances de sucesso. Exemplo comum: na implementação de ERP, a autorização de narrativa de mudança reduziu os custos imprevistos em 40%.

Gestão de Riscos

A identificação, avaliação e contramedidas de riscos são constantemente um desafio. Certamente, o gerenciamento de riscos é mais vital em projetos inovadores, onde a incerteza é mais forte: a PwC mostra que 62% das empresas com análises detalhadas têm menos interrupções de projeto. O planejamento de risco de longo prazo significa criar um plano de contingência para os riscos possíveis.

Restrição de recursos

A restrição de recursos humanos, tempo e orçamento afeta diretamente a qualidade e o tempo de entrega. A priorização de atividades e o design thinking ajudam a melhorar a alocação de recursos disponíveis. Um caso comum, ocorreu com a empresa ABC. A eficiência na construção aumentou em 15% após aplicar design thinking na alocação de recursos. Saiba mais: https://www.designcouncil.org.uk/

Estratégias para Superar os Desafios

Com todas essas dificuldades em mente, que estratégias podem ajudar a superar os desafios da gestão de projetos?

Com análises precisas e estratégias baseadas em dados, essa profissional impulsiona o sucesso das campanhas digitais

Comunicação Clara e Curta:

Reuniões semanais breves e periódicas, plataformas de relatórios amigáveis e um progresso fácil de seguir; controle de escopo, etc.

Ter um processo claro de controle de mudanças de escopo

A documentação, desenvolvimento e controle das mudanças ajudam a manter o foco e evitar surpresas.

Gestão de riscos proativa

A criação de um processo formal de gestão de riscos e identificação de possíveis problemas antes que ocorram pode ajudar a aliviar o impacto. Reuniões regulares de revisão de riscos e ações de mitigação são altamente recomendáveis.

Otimização de ativos

As atividades críticas devem ser priorizadas e utilizando-se do design thinking o que cria eficiência. Além disso, identificar gargalos antes da ocorrência permitirá um planejamento mais fácil e reduzir o desperdício de ativos.

Lições Aprendidas e Melhoria Contínua

Um projeto eficaz não se encerra com sua entrega. A fase de encerramento é crucial para capturar lições aprendidas e promover a melhoria contínua dos processos de gestão de projetos.

Gestora de projetos conduz reunião estratégica com a equipe, impulsionando resultados por meio de métodos e colaboração eficaz

Embora o gerenciamento de projeto possa acontecer em um ambiente desafiador, essas abordagens data-driven e as melhores práticas de comunicação, controle de escopo e risco podem reduzir substancialmente o número de problemas associados e permitir entregas bem-sucedidas de projetos. Para sempre que uma estrada rochosa é percorrida, uma oportunidade de aprendizado é gerada. A implementação de melhores práticas testadas e comprovadas pode transformar dificuldades em conquistas significativas.